Когда ваша компания сталкивается с большой проблемой, то лучше всего устранить её максимально быстро. Так или иначе, стоит решать эти проблемы до конца и убедиться в том, что они не возникнут снова.
Существует 8-шаговый способ решения проблем и разработки проектов, который может помочь решать их наилучшим путем. Компания Форда изобрела паттерн решения проблем, состоящий из восьми дисциплин. Она разработала этот способ для контроля качества, устранения проблем техники безопасности, улучшения существующих алгоритмов решения проблем и препятствию повторного возникновения. Этот способ используется в инженерии, на производственных предприятиях, в аэрокосмической промышленности, и может быть применим ко всем отраслям.
В целом картина выглядит примерно так:
1. План
2. Команда
3. Описание проблемы
4. Временная починка
5. Определение и устранение корневых причин
6. Проверка возможного решения
7. Осуществление решения
8. Предотвращение повторного появления
9. Утверждение успеха.
Использование каждого пункта очень важно, позаботьтесь о том, чтобы не пропускать ни один из шагов, даже если время ограничено. Процесс имеет смысл только тогда, когда соблюдено всё.
План. Перед созывом команды для определения проблемы вам надо понять, как вы это будете делать. Кто будет в команде, каково ограничение по времени, какие у вас ресурсы под рукой для того, чтобы справиться с проблемой.
Команда. Вам стоит собирать команду из людей с необходимыми навыками для решения проблемы, у которых есть время и силы для того, чтобы совершить запланированное. Держите в уме то, что команда из разных людей более оригинальна в принятии решения, нежели команда, состоящая из людей с одинаковой точкой зрения.
Утвердите определенные правила, командные хартии, которые определят основную цель команды и роль каждого члена. Затем сделайте все, что можете, чтобы установить доверие между челнами команды и вовлеките в предстоящий процесс каждого участника.
Если ваша команда состоит из профессионалов, которые не работали до этого вместе, попробуйте начать с построения тимбилдинга, чтобы убедиться, что никто не стеснен в работе с другим членом команды.
Описание проблемы. Как только все “притерлись” друг к другу, детально объясните проблему. Установите кто, что, где, когда, почему и как. Вы можете начать с анализа риска, если работа связана с рисками для здоровья или жизни, чревата большими финансовыми потерями. Главное здесь – это четкое определение.
Поиск корневых причин на этом этапе не так важен, поэтому не стоит тратить на него время здесь. Сейчас надо рассмотреть, что идет не так в этот момент, чтобы все понимали степень тяжести проблемы.
Временная починка. Как только ваша команда поняла проблему, подберите временное решение. В особенности это важно, если проблема касается ваших клиентов, ухудшает качество продукта или замедляет рабочий процесс. Задействуйте знания каждого в команде. Чтобы убедиться, что идеи каждого были услышаны, начните брейншторминговую сессию, это будет гораздо лучше традиционного собрания.
Если возможные временные исправления найдены, обратитесь к таким моментам, как цена, время осуществления и уместность. Кратковременное решение должно быть быстро и легко исполнимым и стоить приложенных усилий.
Определение и устранение корневых причин. Как только временное решение сделано, настает время найти корневую причину проблемы. Для этого вы можете воспользоваться причинно-следственным анализом для определения причин. Этот инструмент очень полезен, так как он помогает определить многие причины и указать на проблемы, о которых вы не знаете или же, которые имеют потенциал появиться. Также стоит воспользоваться анализом первопричин (анализ корневых причин).
После этого разработайте несколько вариантов решения этой проблемы. Важные слова здесь —это, опять же, мозговой штурм и генерация идей.
Проверка возможного решения. Найденное возможное решение должно быть подвергнуто тщательной проверке, чтобы убедиться в его действенности. Вы можете воспользоваться анализом последствий или шестью шляпами мышления Эдварда де Боно.
Осуществление. Как только команда достигла согласия в принятии того или иного решения, пора внедрять ваше решение. Пристально следите за его действием в течение определенного периода времени, чтобы убедиться в том, что оно работает как надо, и нет никаких нежданных побочных эффектов.
Предотвращение повторного появления. Решение помогает, вы в этом убедились. Соберите вашу команду вместе ещё раз для того, чтобы определить, как можно предотвратить повторное возникновение проблемы в будущем.
Возможно, будет нужно обновить стандарты организации, политику, некоторые процедуры, обучить определенное количество людей новому алгоритму действий.
Утверждение успеха. Последний шаг — это утвердить успех проекта, всего процесса. Стоит поблагодарить каждого участника, и понимать, насколько важен вклад каждого. Все это не будет лишним и отметить любым символичным образом.
Толку в решении проблем не слишком много, если они возникают снова и снова. Для этого используйте вышеуказанный паттерн действий и инструменты для того, чтобы проблема оставалась решенной навсегда.