Ежедневно мир вокруг нас меняется. Изменения происходят быстрее и быстрее. И это означает, что реакция фирм на изменяющиеся условия тоже должна быть молниеносной. Такого эффекта можно добиться, если использовать оптимизацию системы управления предприятием при помощи информационных технологий. У руководителей предприятий и топ-менеджеров в момент упоминания об автоматизации систем управления зачастую возникает много вопросов, связанных непосредственно с эффективностью проекта.
Проблема
Не секрет, что многие корпоративные информационные системы составляют неотъемлемую часть системы управления предприятием. Вот поэтому процесс внедрения корпоративных информационных систем ассоциируется с системой оптимизации и управления. Стоимость таких проектов измеряется десятками, а иногда даже сотнями тысяч долларов.
Каждый руководитель предприятия имеет определенное представление о развитии своего бизнеса. Только у одних представление выражается в виде каких-то отдельных документов (бизнес-план, миссия, цели, стратегия), а другим достаточно просто сделать запись в ежедневнике. Бывает, что информация фиксируется лишь в мыслях руководителей. В любом случае очень важно понять — развитие информационных технологий является составной частью развития предприятий. И какой бы стратегия развития предприятия ни была, IT-стратегия должна полностью ей соответствовать. В противном случае все инвестиции в информационные технологии не просто не принесут пользы и выгоды, они могут даже обернуться большими убытками для предприятия. Это немаловажный фактор, который необходимо учитывать при принятии решений о внедрении информационной корпоративной системы на предприятия и развитие IT-инфраструктуры вообще.
Есть еще один немаловажный показатель, который влияет на решение корпоративной информационной системы и ее внедрение. Это наличие соответствующих ресурсов, и материальных, и нематериальных. Ресурсы предприятий не безграничны, но чтобы предприятие имело возможность осуществлять основную деятельность, ресурсы нужно распределять разумно. Отсутствие нужных ресурсов перечеркнет все планы, направленные на реализацию проекта. Поэтому должна быть очень жесткая увязка плана всего проекта не просто на уровне стратегии и целей развития предприятия, но и на уровне бюджета.
Чтобы принять решение о внедрении такой системы на предприятии, руководителю следует проанализировать свой проект на соответствие всех рассмотренных выше условий. А для этого требуется методика, которая позволяет проводить подобные анализы.
Финансовый подход и его недостатки
Среди многообразия способов для оценки эффективности информационных проектов выделяют 2 подхода. Один из них – традиционный, который основан на оценке прямой финансовой отдачи, полученной от проекта. Этот подход опирается на том предположении, что все преимущества от информационной системы и ее внедрения можно подсчитать напрямую. Например, сокращение затрат на зарплату сотрудников в связи с уменьшением времени на выполнение работ. А также, благодаря автоматизации увеличивается производительность труда операциониста.
Однако, это еще не все. Рассматривая прямую финансовую отдачу, не стоит забывать о нематериальных факторах, которые через некоторое время могут выдать колоссальные результаты. Предположим, у менеджера появилось больше времени благодаря автоматической обработке данных для более глубокого анализа и принятия серьезных управленческих решений. В итоге, развитие бизнеса и личная эффективность сотрудников параллельно улучшаются, но не всегда можно спрогнозировать ожидаемый результат.
Главный элемент «сбалансированного» подхода
Главной проблемой, возникающей при оценке всех нефинансовых составляющих от эффекта автоматизации, является определение причинно-следственных связей, существующих между нефинансовыми и финансовыми эффектами.
Одной из лучших методик, которая позволяет определять нефинансовые эффекты и причинно-следственные связи — методика Balanced Scorecard. Данная методика была разработана Робертом Капланом и Дэвидом Нортоном. Она является широко распространенной на Западе, только в нашей стране еще недостаточно известна.
Все направления анализа бизнеса, которые описываются в Balanced Scorecard, взаимосвязаны, они охватывают нефинансовые и финансовые аспекты его развития. Эта система позволяет оценивать, как изменения значений всех нефинансовых показателей повлияют в будущем на финансовые результаты.
Главные аспекты BALANCED SCORECARD
Каждое стратегическое развитие предприятия рассматривают в следующих категориях:
— Финансовые показатели
— Взаимоотношения с клиентами
— Внутренние процессы
— Инновации и развитие сотрудников
Все эти направления отражают причинно-следственные связи от конечных финансовых результатов до необходимых ресурсов. Общая структура этого метода позволяет определить влияние нефинансовых показателей на финансовую отдачу. Многие крупные предприятия Кыргызстана пытались внедрить стратегическое планирование путем перехода от целей и планов к бюджетному распределению, но на практике такая тактика «сверху-вниз» была затруднительна. Следовательно, необходима практика оценки «снизу», то есть от процессов. Такой бизнес-диагностикой выступила SCORE-модель. Суть не изменилась, только принципы оценки проекта автоматизации различны.
Аббревиатура SCORE произошла от английских слов: Symptom (симптом), Cause (причина), Outcome (результат), Resource (ресурс), Effect (эффект). В ходе диагностики выявляются слабые стороны системы управления, анализируются первопричины существующей проблемы. Затем определяются результаты, к которым компания стремится в виде количественных показателей, подбираются необходимые ресурсы для реализации планов и описывается предполагаемых эффект будущей системы.
Оценка эффективности проектов
Любая автоматизация процессов приводит к улучшению показателей эффективности процессов (это одновременно элементы сбалансированной системы). Стоит отметить, что улучшение показателей эффективности приводит к выполнению более критических успешных факторов, а те, в свою очередь, им обеспечивают достижение различных поставленных стратегических целей.
Использование Balanced Scorecard позволяет определить, соответствует ли предполагаемый проект целям предприятия, то есть, приближает ли он к поставленным до этого стратегическим целям. Здесь рассматривают нефинансовые и финансовые цели предприятий, что гарантирует достоверность и полноту оценки. И в результате анализа этого проекта, направленного на соответствие всем целям предприятия, а также дальнейшего одобрения или отклонения проекта произойдет приведение корпоративной стратегии предприятия и IT-стратегии в полное соответствие.