Надо что-либо поменять: что-то сломалось и требуется починка, и вы хорошенько поработали над тем, чтобы эта проблема не повторилась в дальнейшем. Но уверены ли вы в том, что правы на все сто? Вы абсолютно уверены в том, что ваше решение будет работать идеально при любых обстоятельствах?
Там, где последствия могут принять серьезный оборот, часто стоит работать с хорошо продуманным проектом. В случае если этот проект не приносит ожидаемых результатов, определенный алгоритм действий может исправить и улучшить процесс до того, как вы отправите на него свои ресурсы и поставите под удар свою репутацию.
Как же вы убедитесь, что вы предпринимаете правильные меры, не только в определенной ситуации, а всегда? В своей сути все зависит от действий, которые вы предпринимаете, когда есть необходимость в изменениях. Действия, которые дадут свой выхлоп определенно до того, как вы введете их в действие.
Весьма популярным инструментом может стать цикл PDCA, Планирование-Действие-Проверка-Исполнение. Очень часто это схема связана с циклом Деминга, циклом непрерывного улучшения качеств, так как философия этих подходов практически идентична и разница состоит, что одно проходит в учении, другое в бою.
Цикл PDCA состоит из четырех пунктов, составляющих оригинальную аббревиатуру:
· Планирование(Plan) – определение и анализ проблемы.
· Действие(Do) – разработка и тестирование потенциального решения.
· Проверка(Check) – Определение того, насколько прошло тестирование решения и анализ того, где и как оно может быть улучшено.
· Исполнение(Act) – Исполнение улучшенного решения полностью.
Вполне может иметь частое повторение пунктов Действие и Проверка, дабы окончательное решение было максимально эффективным.
Данный цикл сподвигает вас к тому, чтобы быть методичным в вашем подходе к решению проблемы и исполнению вариантов решения.
План
Для начала необходимо идентифицировать проблему. Для этого существуют разные способы, такие как техника «Пяти Почему», анализ первопричины и др. Как только вы определили в чем суть проблемы, будет уместно увидеть, как течет процесс, который питает корни данной проблемы.
Затем, лучшим вариантов будет собрать всю полезную информацию, которая может помочь в выявлении потенциальных решений проблемы.
Действие
Этот этап включает в себя несколько действий:
· Генерация возможных решений
· Выбор лучшего решения, вполне возможно при помощи Анализ Воздействия (влияния)(Impact analisys) для структуризации.
· Запуск проекта в маленьких масштабах в малой группе, в ограниченном пространстве, с минимальными затратами и максимальными результами, имитирующими естественный ход вещей.
Очень важно правильно понимать этот этап. Действие — это попытка, тест. Оно не означает полное исполнение: полное и окончательно исполнение мы запускаем только на последнем этапе.
Проверка
На данном этапе вы определяете насколько были эффективны первоначальные варианты решения и собираете воедино всю ценную полученную информацию, чтобы улучшить процесс.
В зависимости от успешности тестирования, масштабов и других факторов вы можете решить, стоит ли повторять второй этап, включив в них корректировки с учетом собранной информации.
Как только вы дойдете до кондиции, где затраты будут перевешивать полученный профит, вы можете двигаться к финальному этапу.
Исполнение
На этом этапе пора приводить в исполнение решение полностью. Как бы то ни было, цикл не обязан останавливаться на этом этапе. Если вы используете цикл PDCA, как часть продолжительного процесса, то в дальнейшем у вас ещё будет потребность вернуться к началу всего цикла для исследования других сторон, подлежащих улучшения.
Цикл “План-Действие-Проверка-Исполнение” является примером простого, но эффективного подхода к решению проблем, который позволяет убедиться в уместности идеи до её полного применения. Данный подход может быть использован во всех сферах работы от разработки нового продукта компании до маркетинга или даже политики.