KPI – ключевые показатели эффективности. Что и как строится?

KPI - ключевые показатели эффективности. Что и как строится?

KPI – ключевые показатели эффективности. Медународная консадтинговая компания “Дмитрий Чуприна & Партнеры” реализует HR проекты различной направленности и сложности. Очень часто перед проектами мы делаем небольшую диагностику мотивации сотрудников компании. Проводим анкетирование, где мы спрашиваем персонал, насколько они мотивированы, насколько справедливо выплачивается заработная плата, насколько они довольны размером заработной платы. И мы не видели ещё ни одной компании, где сотрудники бы сказали, что 100% удовлетворены, независимо от того, сколько они получают.

И, на самом деле, перед тем как вы захотите разработать систему мотивации, конечно же вам обязательно нужно узнать мнение сотрудников о сложившейся внутренней схеме мотивации, по которой им платят заработную плату. Так, мы переходим к ключевым показателям эффективности, которые, собственно, определяют переменную часть заработной платы.

KPI – ключевые показатели эффективности

KPI - ключевые показатели эффективности. Что и как строится?Что такое ключевые показатели эффективности (key performance indicator)?  Это показатели деятельности подразделения, предприятия или отдельных сотрудников, которые помогают организации в достижении стратегических и тактических операционных целей. Использование ключевых показателей дает организации возможность оценить свое состояние и помочь в оценке реализации стратегии. Как вы понимаете, ключевые показатели эффективности целиком привязаны к тому, что мы видим, насколько сотрудники и отдельные подразделения достигают своих целей, насколько они делают то, что необходимо организации и насколько каждый сотрудник вкладывается в то, чтобы вместе со своими коллегами достичь того, чего нужно. Говоря о ключевых показателях эффективности, мы как правило говорим о переменной части заработной платы.

Как строится сама система KPI?

Сначала нужно определить, что же такое наша бизнес стратегия? Какие показатели мы стремимся достичь через год – два или же в ближайшем будущем, как мы хотим развиваться, на что мы хотим делать упор, какие продукты мы хотим внедрять, что будем делать с клиентами, как будем достигать цели по персоналу, по его развитию, для того, чтобы наш персонал делал то, что нам надо, с теми компетенциями, которые необходимы? Когда вы понимаете, что у вас есть стратегия, выраженная в цифрах, – это по сути KPI организации.

Читайте также:  Бизнес стратегия компании и HR стратегия, где связь?

Когда есть стратегия в цифрах – это и есть KPI компании…

KPI - ключевые показатели эффективности. Что и как строится?Вообще, когда мы хотим сказать по-простому, что такое KPI, а что такое просто функционал, то я привожу простой бытовой пример: как варить борщ? Если мы посмотрим на этот процесс с точки зрения KPI, то все, что я буду делать (схожу на базар, куплю продукты, нашинкую морковку и капусту, почищу картошку, сварю её) – это мой функционал. Это то, что организация делает для того, чтобы достичь бизнес результата. Посмотрите далее, мой сваренный борщ – это моя победа, это мой выполненный KPI. То же самое и в компании. Компания делает что-то, что приносит ей денежные обороты, какую-то выручку, но при достижении каких-то показателей мы говорим о том, что это победа.

Теперь давайте посмотрим на стратегию под другим углом. Не как на набор каких-то показателей, а как на прицел в будущее, на нечто, что будет определять курс нашего корабля под названием «Компания». Если вдруг, у меня был званый ужин, а я приготовила борщ, то я ошиблась. Потому что нужно было приготовить какие-то другие блюда. Так вот, система KPI – это как раз про то, чтобы все функциональные потоки сотрудников и подразделений засели туда, куда нужно организации.  Чтобы было то, что нужно. Для семейного ужина – это будет борщ, а для званого ужина это будут отбивные. Поэтому, если мы смотрим на KPI с точки зрения «А где моя победа?», тогда вам будет легче об этом рассуждать.

Смотрите на KPI под углом: “А где моя победа?”

KPI - ключевые показатели эффективности. Что и как строится?Вообще система KPI, когда мы за неё берёмся, базируется на стратегических показателях организации и строится сверху вниз. То есть, мы смотрим на показатели, которые будут сопутствовать организации: «для работы с клиентами мы будем расширяться географически; будем вот так расширять клиентскую базу; будем экономить средства и вот так-то мы будем зарабатывать, на таких-то продуктах. Для того, чтобы достигнуть этого мы будем применять такие-то внутренние технологии улучшения бизнес процессов и будем этому обучать наш персонал». Вот так выглядит стратегия, если по-простому. Теперь, мы смотрим на это дело и говорим: «А как подразделения, допустим, отдел продаж, участвует в этой цели?» И тогда, мы переходим к планам подразделений. Это тактические планы, которые рассказывают, что будет делать подразделение относительно общей стратегии. А KPI – это, по сути, цифра, которая всего лишь означает победу или поражение этого подразделения. Теперь смотрите, если у нас званый ужин, бригада поваров что-то готовит: кто-то что-то чистит, кто-то отваривает, кто-то готовит полуфабрикаты, кто-то оформляет. Для того, чтобы состоялся званый ужин нужна работа многих людей, то же самое в организации – для того, чтобы мы достигли своих целей через 2 года, нужна работа всех подразделений. Соответственно, эти тактические планы по достижению стратегических целей компании и будут KPI подразделений. И тогда, когда у нас есть стратегия, мы можем точно вычленить, что должен делать каждый отдел. Логистика должна обеспечить процессы, HR должен обеспечить людей и т.д., только тогда все сбудется. Когда у нас есть показатели подразделений, которые складываются в общую стратегию, тогда мы можем переходить к KPI сотрудников.

Читайте также:  Как измерить результаты работы в режиме удаленки?

Как это выглядит?

KPI - ключевые показатели эффективности. Что и как строится?У каждого подразделения есть свои цели. Если цель HR подразделения – это найти сотрудников, сделать им адаптационное обучение, помочь с адаптацией, назначить систему мотивации и проделать все прочее для того, чтобы боец был на своем месте обучен и приносил пользу, то каждый из сотрудников HR вносит свой вклад. Рекрутёр отвечает за заполнение вакансий, менеджер по обучению и развитию заинтересован в адаптационном обучении, чтобы все выполнили тестовые нормы, выучили продукты и так далее. KPI отдельных сотрудников – это то, что принесёт победу теперь уже подразделению. Если мы снова представим наш званый ужин, то у команды, которая делает десерты, внутри распределена работа: кто-то делает заготовки, кто-то выпекает, кто-то смазывает коржи, кто-то оформляет. Эта команда, где каждый делает свою работу, приносит общую победу подразделению. То есть, испекли десерт, и все у нас прекрасно, у нас получился ужин с десертом.

Так вот, система KPI – это такая хорошая штука, которая немного извратилась. Когда она пришла с Запада, это было так: каждый сотрудник делал что-то свое. И в общем, когда компании пытались выстраивать схему мотивации по системе KPI, они получали разрозненных людей, каждый из которых бежал к своей цели. «Командность» где-то терялась. Мой подход заключается как раз в том, чтобы посмотреть на общие цели, разделить эти цели на подразделения, а цели подразделений разделить на цели сотрудников, которые там находятся, и все это дело прописать. Пожалуйста, не забудьте проверить вашу систему. Как только вы прописали все KPI сверху донизу, сделайте обратный ход и проверьте все снизу-вверх. Действительно ли достижения целей и выполнение KPI отдельного сотрудника даст победу подразделению? Если будут победы всех подразделений, достигнем ли мы того, чего хотим, как компания? Обязательно, все нужно ещё раз проверить.

Читайте также:  Что такое выгорание сотрудников и что с ним делать?

Подробнее о нашей услуге вы можете посмотреть информацию здесь: https://hr-expert.kz/p/kpi/

Елена Машукова,

HR эксперт и аналитик

международной консалтинговой компании “Дмитрий Чуприна & Партнеры”