Что делать HR-менеджеру, когда возникает в команде прокрастинация? Как ему создать условия в компании, чтобы все выполнялось в срок и качественно? Очень хороший инструмент в этом деле – Управление по целям. Это главное лекарство от прокрастинации сотрудников. Данный инструмент дает ясность, а, следовательно, и энергию. Управление по целя достаточно старый подход, но действительно проверенный и полезный. Он позволяет не тратить время на рутину. Когда вы используете его в работе, вам не нужно «стоять» постоянно над сотрудником, контролировать его действия, особенно подобная ситуация актуальна сейчас в условиях, когда некоторые компании выбирают удаленный формат работы. Вы находитесь в неведении и не понимаете: суп варит ваш сотрудник или все же выполняет поставленные задачи.
Для того, чтобы компания управляла бизнес-процессами организованно, и все сотрудники шли к единым целям, поэтому и нужно использовать инструмент – «Управление по целям». Безусловно, у компании есть стратегические цели, которые стоят перед ТОП-менеджерами, однако эти цели необходимо декомпозировать на те подразделения, которые существуют в компании, т.е. сотрудники каждого подразделения получают тактические задачи.
Совет: как эффективно использовать время руководителя?
Ставьте цели: стратегические задачи (ставятся перед отделом); тактические задачи (декомпозируются на сотрудников отдела); операционные задачи (составляют 90% времени каждого сотрудника).
Операционные задачи входят в тактические и обязательно поддерживают их реализацию, а тактические в свою очередь – в стратегические задачи. Все это между собой взаимосвязано. Если руководитель, HR-менеджер, линейные менеджеры не используют инструменты планирования, начинается хаос и возникает неразбериха в результатах тех или иных работ.
Например, у HR менеджера стоит пул стратегических задач. Эти задачи обязательно распределяются по срокам выполнения. Допустим, в первом квартале HR-менеджер закрывает стратегическую задачу – разрабатывает систему найма для определенной должности, но параллельно у него в работе стоит перечень операционных задач, которые тоже необходимо в срок выполнить, и еще есть «место» для закрытия задач, появляющихся дополнительно из внешней среды. Крайне важно, чтобы HR-менеджер в этом случае умел планировать, так как ни стратегическая задача, ни операционный список, ни пул тех, задач, которые «прилетают» срочно – не должны сильно «страдать» по качеству и срокам их выполнения.
В компании должна быть создана среда планирования на постоянной основе
HR-менеджеру необходимо позаботиться от том, чтобы среда планирования в компании была создана на постоянной основе. Важно, чтобы не только руководители подразделений отчитывались на планерках о проделанной работе и о запланированных следующих действиях. Нужно, чтобы все сотрудники видели, как выглядит стратегический план компании и куда нужно двигаться. Так, создание тактического плана, который исходит из стратегического – это способ коммуникаций, когда ясно прописываются цели и подразделяются на задачи, а все сотрудники их видят.
Как происходит создание тактического плана совместно с менеджерами?
- Необходимо увидеть весь спектр тактических задач – затем переносить их в матрицу планирования;
- Важно, чтобы каждый руководитель организации (отдела или подразделения) взял на себя ответственность за свою задачу;
- Не награждайте сотрудников задачами, которые не присутствовали на собрании;
- Детали, как будет реализовывать тактический план, менеджер прорабатывает сам со своими подчиненными;
- После проработки всех задач общий план презентуется руководству;
- Фон такой встречи должен быть радостный;
- Для того, чтобы это было так, позаботьтесь о ресурсах для внедрения задач (не допустить перегрузки персонала и правильно расставить приоритеты, а также объем задач, который мы можем «переварить»).
Устраивайте 1 раз в неделю совместные встречи и празднуйте маленькие победы! Это вдохновляет сотрудников на дальнейшую реализацию важных задач.
4 причины: почему сотрудники чего-то не выполняют?
- Не видят цели
- Не умеют это делать
- У них нет ресурсов
- Не хотят
Обратите внимание на эти главные 4 причины и учтите их в ходе управления своей командой, так как, если возникает хотя бы одна из причин, нужно ее прорабатывать.