Диагностика организации

11 марта 2019 Юлия Шатило
Диагностика организации

Диагностика организации, зачем она нужна? В статье о HR стратегии в компании https://hr-expert.kz/biznes-strategija-kompanii-i-hr-strategija-gde-svjaz/ мы писали о том, что при ее разработке нужно опираться на бизнес стратегию, на проблематику компании и на улучшения, которые вы хотите произвести. Теперь мы переходим к диагностике. Диагностика организации нужна для того, чтобы понять, где мы находимся сейчас, какие особенности нам свойственны, какие проблемы у нас есть, насколько зрелые у нас менеджеры, какой образ мышления внутри системы, контекст и культура, способы управления и инструменты сотрудниками, прозрачность функционала и определение зон ответственности. На самом деле, задач диагностики может быть очень много. Как вы понимаете, диагностика организации очень важна для понимания точки отправки: где же мы находимся?

Что нужно диагностировать?

Так, прежде всего, необходимо посмотреть на проблематику компании. Проблематика компании вырастает из того, что каждый ключевой менеджер вашей компании расскажет вам, какие симптомы и «болячки» он видит в системе компании.

Диагностика организации

И получить такую информацию от сотрудников не очень сложно. Вы приглашаете на сессию ключевых сотрудников компании: руководителя (генерального), топ менеджмент, или, если компания маленькая, руководителей подразделений и отделов.

Вы собираете их и говорите: «Коллеги, для того, чтобы написать HR стратегию и учесть все ваши пожелания, мне необходимо собрать симптомы нашей организации».

И как вы знаете, на каждом этапе жизненного цикла организации у компании есть свои проблемы. Они бывают нормативные и патологические. Поэтому, мы приглашаем всех сотрудников и рассаживаем их для забора данных – создаем фокус-группу и просим написать каждого сотрудника пять симптомов, которые его раздражают или тревожит в существующей системе. Помогайте им с формулировками.

Существует три правила, которых следует придерживаться при формулировке симптомов

Первое – формулировка не должна никого обвинять. Мы не должны говорить, например, о некомпетентности логистов или продажистов. Сотрудники компании, как правило, ровно такие, каких себе может позволить система. Сущность системы определяет происходящее в компании.

Диагностика организации

Второе условие – предложение должны излагаться полно, с глаголами, чтобы любому постороннему человеку было понятно, о чем идёт речь.

Читайте также:  HR как бизнес-партнер и почему мы рекомендуем привлекать консультантов?

Третье – это должны быть проверяемые факты. Например, «нас беспокоит уровень продаж» или «меня беспокоит, что сотрудники не знают свои зоны ответственности».

Так, вся эта работа может быть проведена анонимно, чтобы сотрудники выражались более свободно. Когда они будут вам сдавать листочки, посмотрите, чтобы они соответствовали всем трём параметрам. И если у вас, например, 8 ключевых сотрудников, то вы получите 40 проблем, про которые они говорят. Это здорово, потому что это позволяет взглянуть на проблемы компании с разных ракурсов и вычленить основные системные проблемы.

Знаете, как IT специалисты ищут системные проблемы?

Они смотрят на жалобы пользователей. Если пользователь компьютера жалуется на то, что у него что-то не включается и это единичное обращение. Но если, например,  было несколько обращений по поводу того, что в окне программы что-то не отображается, или программа «виснет», тогда IT специалист понимает, что это системный дефект. И точно также HR должен увидеть, какие проблемы, из тех, что вам дали сотрудники, повторяются. Таким образом, вы найдёте топовые проблемы, на которые вам следует обратить особое и пристальное внимание.

Диагностика организации

Вообще, дальше мы работаем с этим так. Мы выстраиваем дерево текущей реальности по теории Эли Голдратта – теории ограничения систем. И если вам интересно, почитайте, как это делается. Так, введите запрос в интернете: «Эли Голдратт Дерево текущей реальности» и вы получите много ссылок на то, как оно строится.

Все просто: вы берёте все ключевые проблемы, самую многообещающую из них, и начинаете от неё задавать вопросы. «Если есть эта проблема, что она нам несёт?» И это поможет вам увидеть следствия и плоды ваших ошибок. Затем, мы начинаем идти вниз. От этой ключевой проблемы задаем вопрос: «А почему она у нас есть?» Под этой ключевой проблемой у вас возникнет ряд ответов, почему она появилась и что вам нужно изменять.

Читайте также:  Как HR менеджмент может влиять на бизнес?

Вы должны знать, что такой инструмент существует. И вы можете освоить его для того, чтобы более полно понимать проблематику организации. Это на самом деле очень хороший инструмент. Так, он помогает за два часа вместе с ключевыми сотрудниками увидеть все проблемы, все причины и следствия, которые существуют.

И помните, что не нужно решать симптомы, нужно решать корневые причины, избавляться от того, что порождает симптомы. Потому что, если вы уберёте корневые причины, вы уберёте  и все симптомы. Поэтому, мы рекомендуем вам освоить этот замечательный инструмент.

Давайте подведем итог

У инструмента есть две формы: усеченная – вы собираете симптомы сотрудников и развёрнутая – построение дерева текущей реальности. Это позволяет вам узнать всё о проблемах компании, о том, какие они и насколько часто повторяются.

Следующий момент – мы должны изучить контекст компании. Контекст – это особенности корпоративной культуры и своеобразная почва организации.

Диагностика организации

Что такое почва? Давайте представим, почву Египта и почву Индии. В Египте ничего не растёт, потому что почва пустынная. Что бы вы туда не посадили, все завянет. А в Индии, все, что ни посадишь – растёт и развивается, дает пышные листья и плоды. И это объясняется тем, что в этих двух странах разные условия. Так, определите, какой контекст у вашей компании.

Есть масса методик, которые позволяют это сделать. Например, тест на групповую мотивацию или высказывания, которые вы напишите в виде анкеты, а сотрудники отметят, есть это у них или нет. А возможно, это будут свободные высказывания, которые вы можете собрать у фокус-группы. И обязательно озаботьтесь этим вопросом. Так, как только вы соберетесь произвести какие-то изменения, контекст вам может помешать. Поэтому, вам нужно обязательно знать, какой контекст конкретно у вашей компании.

Читайте также:  Командообразование: стоп сопротивлениям

Елена Машукова,

HR эксперт, аналитик

компании «Дмитрий Чуприна & Партнеры»