Процесс адаптации сотрудников

27 мая 2019 Юлия Шатило
Процесс адаптации сотрудников

Процесс адаптации сотрудников приносит много пользы системе HR менеджмента. Так, если HR менеджер осуществляет его правильно. Как же выстроить правильно процесс адаптации сотрудников, чтобы он шел очень органично и грамотно. С тем, чтобы человек у нас не уходил, чтобы он увидел поле и понял, в чем будет заключаться его работа? Так, рассмотрим, как произвести процесс адаптации сотрудников и обеспечить его цифровизацию.

Процесс адаптации сотрудников: как сделать так, чтобы на ранних этапах работы, нам было видно подходит человек или нет?

Давайте ещё раз вернёмся к процессу. Так, когда мы выстраиваем нашу «Ромашку знаний» в технологической последовательности. То есть, мы уже проговорили о том, что нужно обязательно сделать полевые какие-то испытания. Так, мы отправляем нашего стажера в то место работы, где он непосредственно будет трудиться, и смотрим, как он себя ведёт.

Продавец – вперёд в магазин. Кредитный эксперт – вперёд в поле. Фармацевт – вперёд в аптеку. А если это какой-то проектный менеджер – вперёд в проект. То есть, сразу в приближенных к боевым условиям, мы берём и как будто бы  учим плавать –  кидаем в воду и смотрим, как будет выплывать. Шутка! Так, когда мы дальше продолжаем наш процесс, в поле мы сходили и даем первый блок знаний. Без чего нельзя выпускать какого-нибудь официанта в поле и, вообще, на обслуживание клиента?  Правильно, без знания ассортимента меню, без знания того, как нужно разговаривать с клиентом и правил сервиса, который мы оказываем, без знания того, как себя нужно вести и т.д. Все, что относится к клиенту – это первая очередь. То есть, начинаем блок нашего обучения по непосредственно обращению с клиентом и ассортименту. Это, как правило, у нас будет первый блок нашего обучения.

Как выстраивается адаптационное обучение?

Адаптационное обучение может строиться в виде корпоративной школы. Так, если у вас есть фронт офис, который нужно постоянно обучать, или же эту задачу можно поручить тем людям, которые непосредственно работают с этим сотрудником – руководителю или наставнику. Я хочу сказать, что адаптационное обучение может быть централизованным. И это организует HR- служба или же обучение может быть «на местах». Тогда, там главное ответственное ключевое лицо –  руководитель этого подразделения.

Процесс адаптации сотрудников

Так, мы построили какой-то первый блок, welcome тренинг и работа в поле. Затем обучаем нашего стажера. И потом снова он идет на стажировку в поле, применяя уже необходимые знания. А затем возвращается, уже обогащенный неким опытом, добирает знания. И потом, снова выходит уже на регулярную работу (на испытательный срок) для того, чтобы все эти навыки отработать и показать тот первый результат, к которому мы его готовили.

Читайте также:  Адаптация персонала: как организовать процесс?

Необходимо разработать «Положение об адаптации»…

Что этому будет способствовать? Конечно же, расписанная программа. У вас должен появиться документ — «Положение об адаптации». Для каждой профессиональной группы он будет свой. Там вы распишите, сколько дней и чему посвящается. Кроме того, крайне необходимо, чтобы вы сделали дневник стажера, в котором будет точный перечень того, что должен усвоить наш стажер.

Причём, это должно быть с подписью самого стажера и с подписью наставника, который его обучал. Мы все люди, все несовершенны, и что-то можем забыть, даже если у нас есть перед глазами корпоративная книга новичка. Так, когда мы начинаем обучать нашего стажера, все равно конкретно этому человеку мы можем чего-то не дать, что-то забыть. И это может сказаться негативным образом на нашем стажере.

Процесс адаптации сотрудников

Поэтому, дневник стажера – это замечательно для всех фронт- групп офиса. Если мы говорим про какого-то специалиста, менеджера, то мы можем назвать этот документ «План первичной адаптации». И в этом документе тоже должно быть указано, что конкретно кандидат должен усвоить, какой результат показать, какой документ разработать или ещё что-то. То есть, в зависимости от той профессии, в которой он работает. Так, необходим какой-то сопровождающий документ на каждого нашего стажера, в котором мы будем все это дело отмечать.

Процесс адаптации сотрудников и его цифровизация…

Теперь про цифровизацию. Да, наш кандидат как-то усваивает материал. И показывает какие-то первые результаты. Но ведь может случиться так, что мы можем очень далеко пропустить кандидата, который нам не подходит. Как выяснить, всё-таки, соответствует наш кандидат тому заданному уровню, который мы хотим видеть у наших сотрудников или нет?

Читайте также:  Оценка персонала, как система: зачем нужна аналитика?

Давайте вернёмся к началу, к процессу. Когда HR-менеджер уже проводит Welcome тренинг. Так, он дает какой-то материал, усвояемость которого он может проверить. Это дается в формате мини-тренинга, где тоже можно пронаблюдать за нашими стажерами и немного что-то в них понять. Кто-то ведёт себя активно, задаёт вопросы, а кто-то – пассивно. Но, в общем, всё усвоил, а кто-то ведёт себя пассивно и при этом не может ответить ни на один вопрос, который тут же по материалу задаёт наш HR-менеджер.

Создаем отчет по адаптации…

Процесс адаптации сотрудников

Это наблюдение или ответы на вопросы, которые задал HR-менеджер, уже нужно внести в документ, который мы называем «отчёт по адаптации». Каждый стажер должен туда попадать с входным первоначальным баллом от системы найма. И мы должны поставить первую оценку на то, как он прошёл Welcome тренинг. Потом отправляем его на практику, в поле. День или два наш стажер находится в поле, помогает действующим сотрудникам, действует уже по программе, делает определённые какие-то действия. И здесь мы на выходе тоже можем получить обратную связь от наставника. «Делал все задачи с отличным пониманием» — ставим галочку, «Показывал себя работоспособным, приветливым на работе, улыбался» и т.д.

Разрабатываем балльную систему для наставника…

Параметры, которые вас интересуют как обратная связь о стажере, необходимо разработать и внести в виде такой балльной системы для наставника. И он вам с удовольствием это дело отметит. Затем, стажер возвращается в офис, и мы делаем ему корпоративное обучение. Конечно же, по его итогам проводится аттестация на то, как усвоен материал. То есть, проводим тесты, видим результаты – это тоже цифра, которую мы заносим.

Читайте также:  Как опытный HR-менеджер спас компанию от краха

Потом наш стажер пошёл уже на профессиональную стажировку на неделю в свой фронт и там непосредственно занимается своей деятельностью. Допустим, если мы говорим про фармацевта, он ещё не может самостоятельно нести дежурство. Но, тем не менее, в дневные смены он уже помогает нашим фармацевтам. Соответственно, он исполняет какую-то работу: он проверяет полки с лекарствами на истечение срока годности, принимает лекарственные средства, знакомится с документами. На то, насколько хорошо он это делает, тоже нужна обратная связь, обязательно должна быть отметка в его дневнике стажера, и вы должны отметить это в отчёте от наставника, на какую оценку сработал наш стажёр.

Формируем «Дневник стажера»…

Процесс адаптации сотрудников

Он идёт на повторное какое-то обучение, на углублённое, и мы снова ставим ему оценку. Так, если у вас на процессе адаптации стоят вот такие вот вехи, оценки, в которых мы чётко видим: здесь он был отличником, ударником, а здесь тоже хорошо, и здесь отлично вообще. Тогда мы понимаем, что человек молодец, и он нам подходит. А если человек не показывает результаты, обучение прошёл плохо, не мотивирован, ничего не выучил, получил двойку, пересдавал или ещё что-то, зачем нужны нам такие люди? Если он сейчас не показывает вам результат, то потом он и подавно его показывать не будет.

Этот отчёт по адаптации всегда даст вам возможность «отмотать» назад и посмотреть, где мы ошибались, где нужно изменение программы адаптации для того, чтобы она стала лучше. А какие задачи нужно включить, чтобы точно понимать, какой будет действующий сотрудник. Вопросов много и ответы на них можно будет найти в этом отчёте. Поэтому, цифровизация процесса адаптации важна и нужна. Я хочу пожелать вам в этом удачи.

Елена Машукова,

HR эксперт и аналитик

компании «Дмитрий Чуприна & Партнеры»

У нас появился Telegram-канал HR-Expert! Теперь статьи, новости и другие интересные штуки из области управления человеческими ресурсами стали ещё ближе!

Подписывайтесь на канал, и HR-мир будет на расстоянии одного клика

Наш телеграмм канал