Построение системы адаптации или как завоевать доверие HR менеджеру?

22 марта 2019 Юлия Шатило
Построение системы адаптации или как завоевать доверие HR менеджеру?

Построение системы адаптации в компании — это крайне важная и не простая задача. Мы уже рассказывали вам о том, что HR стратегия для HR менеджера является хорошим и полезным инструментом в работе https://hr-expert.kz/hr-strategija-kak-formiruem/. И HR-у следует видеть и понимать взаимосвязь между HR стратегией и бизнес стратегией https://hr-expert.kz/biznes-strategija-kompanii-i-hr-strategija-gde-svjaz/

Итак, представим, что вы уже разработали для себя план — HR стратегию. Я называю этот план «План планов». И, соответственно, вам теперь нужно выбрать и расставить приоритеты. Так, что вы будете делать сначала, а что потом. И, безусловно, к этой встрече с генеральным директором, где вы будете расставлять приоритеты, вам нужно подготовиться.

Потому что, очень часто HR смотрит в сторону персонала: как что-то улучшить, облегчить. И здесь нужно посмотреть, прежде всего, на то, что принесёт большую пользу организации или то, что создает больше всего проблем и это нужно срочно ликвидировать. В общем, когда вы будете разговаривать с главным директором о том, что в первую очередь вы должны начать делать, аргументируйте все пользой для вашей компании.

Построение системы адаптации или как завоевать доверие HR менеджеру?

И когда вы договорились с генеральным директором о том, что в этот квартал вы будете, допустим, внедрять систему адаптации для ваших продавцов, тогда  вам нужно запланировать, как вы будете взаимодействовать с вашими менеджерами. Я имею в виду линейных менеджеров, которые долго и довольно успешно работают с этим самым персоналом. Здесь вас обязательно ждут подводные камни. Вы должны о них всё знать. Никто не любит, когда в их работу вмешиваются.

Менеджеры — это люди, которые стоя на фронте, управляют своей армией….достигают результатов и делают это с удовольствием…

Менеджеры – это такие замечательные люди, которые стоя на фронте, управляют своей армией, достигают каких-то результатов и делают они это давно и с удовольствием. Даже если это не так, даже если менеджер у вас новичок и он не достигает никаких результатов, все равно ему кажется странным, что вы вмешиваетесь в его работу. Здесь нужно очень тактично и спокойно объяснить, какую выгоду получает менеджер от тех или иных ваших действий.

Читайте также:  Уровень удовлетворенности и вовлеченности сотрудников

То есть, когда вы будете внедрять ваш план, вы должны заручиться поддержкой линейных менеджеров, иначе, они могут вам помешать. Там будет очень много сопротивления, ваш план будет встречен в штыки, вы будете получать отговорки по поводу того, почему это не будет работать и так далее. Поэтому, налаживание дружеских связей среди линейных менеджеров – это обязательно.

Как это делали в крупной сети Retail

Молодой HR менеджер решила организовать построение системы адаптации для продавцов. Раньше этой системы не было. Так, продавца закидывали в магазин и там, путём демонстрирования работы опытных сотрудников, он обучался чему попало и как попало. Это было такое неполное знание и точно оно не было качественным. Эту ситуацию решили поправить, чтобы продавцы были более боеспособны через короткий промежуток времени. Выгода адаптации, кончено нам понятна.

Построение системы адаптации или как завоевать доверие HR менеджеру?

Так вот, когда эти продавцы приходили в магазин, то получилось следующее. Те продавцы которые уже были в этом магазине (действующие), они всегда были заняты, у них стояли свои задачи и весь магазин был завязан на план –  нужно было во время обслужить клиентов, заказать товар, выставить его на полки и т.д. То есть, всем было не до новичков.

Поэтому адаптация проходила достаточно тяжело. И люди уходили на испытательном сроке, на этапе стажировки. Так, ситуацию нужно было менять. И этот молодой HR организовала построение системы адаптации, при которой вся адаптация было расписана. Приходит человек первый день на работу и у него стоит первая задача – ознакомиться с ассортиментом магазина, выгрузить товар, изучить полку, проверить сроки годности и т.д.

День за днём, час за часом все моменты адаптации были расписаны. Пока это было на бумаге, все было замечательно. И как только начали это практиковать непосредственно в магазине, возникло очень много трудностей. Тогда этот HR менеджер спустился «вниз», в магазин. Вообще, я рекомендую HR-ам быть «полевыми», потому что сидя в кабинете, ничего не увидишь и не изменишь.

Читайте также:  HR школа базовый курс в Бишкеке: чему научились участники за 4 дня?

Построение системы адаптации пройдет лучше, если HR менеджер будет «выходить в поля»…

Наш HR менеджер заручилась поддержкой двух наиболее лояльных менеджеров магазина  и вместе сними, стоя на процессе, проделала весь путь адаптации новичка.Так, они увидели какие-то ошибки, увидели, что где-то нужно расписать более подробно, где-то нужно что-то добавить или убрать.

И, таким образом, пройдя этот процесс, менеджер увидел, что новичок стал адаптироваться быстрее, с ним легче общаться. Тогда все встало на свои места, и система адаптации была успешно внедрена.

Этот пример показывает то, насколько важно сохранять взаимодействие с генеральным директором и  линейным менеджером. Я спросила, что было потом. HR ответила, что с линейными менеджерами они нашли общий язык, сделали какие-то первые успехи.

«Но все равно же были люди которые сопротивлялись?»- спросила я. Она ответила: «Были такие люди. Они продолжали сопротивляться даже после того, как увидели явные преимущества новой системы. И в таком случае должна быть поддержка генерального директора, который стукнет кулаком по столу и скажет, что все будет так, как говорит HR менеджер. Конечно же, такая поддержка дорогого стоит».

Как возникает такое взаимопонимание?

Только путём того, что вы будете постоянно показывать преимущества здравого смысла и построения системного HR менеджмента в вашей организации. Так, нужно, чтобы ваш руководитель увидел, что вы мыслите системно, что отдача от ваших процессов есть, и вы ему об этом рассказываете.

Построение системы адаптации или как завоевать доверие HR менеджеру?

То есть, если вы не заручились поддержкой  генерального директора, это все зря. И найдутся обязательно люди, которые скажут, что вы некомпетентны, ваши методы не хороши и т.д. В конце концов, вместе с потерей доверия, вам придётся уходить из этой компании. Почему я так долго останавливаюсь на моменте взаимодействия? Потому что если у вас нет поддержки в среде менеджеров, то шансы на то, чтобы внедрить систему HR очень невелики. Перейдём к следующему пункту.

Читайте также:  Хаос в голове - мотивация на нуле

Что еще можно сделать, для того, чтобы вы получили кредит доверия?

Я говорила о том, что на диагностике можно продиагностировать условия труда персонала. У вас будет очень много данных, которые что-то вам скажут. Что кто-то не удовлетворён графиком работы. А кто-то условиями труда, кому-то не хватает полочки, где он будет раздеваться или ещё что-то.

Попробуйте сделать что-то в эту сторону. Это хоть и достаточно манипулятивные техники. Но, все же, это очень важно, чтобы персонал увидел, что новый HR заботится о них. Соответственно, заручившись поддержкой генерального директора, линейного руководителя и рядовых сотрудников сможете двигать горы.

И тогда, ваши даже самые авантюрные предложения, которые вы разрабатываете на благо вашей организации, могут быть встречены с пониманием. И даже если где-то вы провалитесь, все скажут, что и на старуху бывает проруха. То есть, создание такого каркаса доверия в организации – одно из важнейших условий вашей работы.

Если у вас возникнут вопросы в процессе построения системы адаптации, или вы не знаете как это сделать правильно, наши эксперты и HR консультанты с удовольствием вам помогут https://hr-expert.kz/p/sistema-adaptacii/

Елена Машукова,

HR эксперт и аналитик

компании «Дмитрий Чуприна & Партнеры»