Система KPI- чем определяем эффективность деятельности?

Система KPI- чем определяем эффективность деятельности?

Система KPI строится сверху вниз, но, по завершении, нужно будет обязательно все проверить снизу – вверх для того, чтобы убедиться, что, действительно, когда все сотрудники выполнят KPI, компания придёт именно туда, куда вам нужно. Давайте посмотрим на многообразие ключевых показателей эффективности и перейдём к качественному описанию. Что же нужно назначать каждому сотруднику или подразделению, и чем может выражаться сам KPI?

Система KPI: чем мы определяем эффективность деятельности?

Первая группа – результат. Например, результатом может быть производительность, число клиентов, объем выпущенной продукции, объем продаж, вовремя оказанные услуги, количество сотрудников, достигших соответствия требованиям профиля должности и прочее.

Вторая группа – финансы. Это такие показатели как: рентабельность вложенного капитала, прибыль до вычета процентов, до вычета налогов и амортизации, валовый доход, биржевая стоимость акций, установленная норма прибыли и так далее.

Третья группа показателей эффективности деятельности – это время. Время закрытия вакансий, скорость ответа на полученный заказ, решение задач в установленный срок, период от начала разработки изделия до его выхода на рынок, время доставки заказа и так далее.

Четвёртая группа может быть измерена соотношением. Например, отношение объема продаж к численности персонала, коэффициент текучести кадров, коэффициент потери рабочего времени и так далее.

Система KPI- чем определяем эффективность деятельности?То есть, здесь очень важно, чтобы вы выбирали из ключевых показателей эффективности не какие-то представленные в интернете и не просто какие-то вещи, которые кажутся нормальными. Здесь важно исходить из того, какой функционал выполняет сотрудник, и что конкретно он должен делать.

Само устройство системы KPI для подразделений и сотрудников отвечает на вопрос: какие основные виды деятельности подразделения и сотрудника мы видим перед собой?

Система KPI вырастает из функционала, заточенного на реализацию стратегии

То есть, KPI вырастает из функционала, заточенного на реализацию стратегии. Это очень важно. Ещё раз, KPI складывается из двух объемных вещей.

Читайте также:  Грейды - что за система и зачем нужна?

Первая – это то, что мы делаем каждый день, чтобы наш функционал был полным и хорошим, чтобы это обеспечивало главный бизнес процесс компании, наполняло поток и, соответственно, приносило деньги.

Вторая – это то, куда зацелен сотрудник (это про стратегию). Итак, первая – это «что делает», вторая – «куда нацелена деятельность». Из этих двух факторов складывается KPI.

Система KPI: что делаем на практике…

Когда вы начинаете разрабатывать эту систему, то первое что вы делаете – определяете основные виды деятельности подразделений и сотрудников. Как я это делаю на практике. Я зову руководителя подразделения, а перед этим я обязательно изучаю стратегию компании. Если её нет, то я инициирую её написание. Любая маленькая написанная на листе А4 стратегия гораздо круче, чем её отсутствие. Без стратегии разрабатывать KPI нельзя.

Без стратегии разрабатывать KPI нельзя…

Система KPI- чем определяем эффективность деятельности?Вы обязательно должны видеть, чего хочет достичь компания. Когда мы садимся вместе с руководителем подразделения, я в разрезе этой стратегии начинаю спрашивать, понимает ли он свои задачи, куда идет компания, что он будет делать для того, чтобы всё это реализовалась. Очень хорошо, если у этого подразделения есть положение, там обычно написаны все функции, которые должен осуществлять этот отдел. По ходу дела, вы можете подправить эти положения, если там что-то не соответствует действительности. По сути, положение подразделения – это KPI его руководителя. То есть, то, что он делает, из этого вытечет его KPI. Когда мы проговорили основную деятельность подразделения, мы начинаем спрашивать, какую ответственность руководитель отдела несет перед компанией. Недавно я беседовала с юридическим отделом. Человек мне сказал, что скорее всего его зона ответственности – это не доведение до суда всех споров, то есть, превентивные работы, состоящие в том, что они составляют и заключают хитрые договора, где комар носа не подточит. Соответственно, не доведение до суда – это основная вещь, которая падает на юридический отдел.

Читайте также:  Как оценить уровень HR в компании

Система KPI и основной бизнес-поток компании…

Теперь мы должны посмотреть на течение основного потока.  Как юридический отдел помогает осуществлять деятельность компании? Юридический отдел – это поддерживающий бизнес процесс, если он будет задерживать у себя документы, если они будут не вовремя выдавать и заключать договора, тогда компания, наверняка, пострадает, у неё будут задерживаться все процессы и она вовремя не сможет заключить договора с контрагентами. Соответственно, компания не успеет вовремя внести или получить деньги, и тогда будет задерживаться получение прибыли. Это будет задерживать течение основного потока компании. Так вот, KPI юриста может звучать как: вознаграждение за своевременную и качественную выдачу договоров, которые попали в юридический отдел. Тут же нужно прикрепить стандарт, за какое время юридический отдел должен рассмотреть договор, чтобы это считалось нормой. То же самое нужно сделать для каждого подразделения и посмотреть, из всего того, что делает подразделение, что за зона ответственности вырисовывается, за что отвечает руководитель подразделения, и как из этого может складываться его KPI.

KPI сотрудников

Система KPI- чем определяем эффективность деятельности?Когда мы посмотрели на деятельность подразделения, определили KPI её руководителя, мы переходим к KPI сотрудников. Теперь мы начинаем беседовать с ними. Мы зовём руководителя, самого сотрудника и начинаем спрашивать: что вы делаете в рамках своего подразделения? Мы берём должностную инструкцию, опять же здесь есть возможность её поправить, и по пунктам спрашиваем делает человек это или нет. А затем уточняем, есть ли ещё что-то, что не указано в должностной инструкции, но выполняется сотрудником. Следующий вопрос: за что вы несёте ответственность? Бывают такие сотрудники, которые говорят, что они очень много делают, но на вопрос об ответственности отвечают: «Ни за что». Так не бывает. Если есть какой-то ценный продукт, то всегда есть ответственность.

Читайте также:  Групповое собеседование: как правильно проводить?

Если её нет, то это повод задуматься о важности и ценности сотрудника для компании. Когда мы начинаем спрашивать у сотрудника, что конкретно он делает, и что входит в его зону ответственности, мы видим, каков показатель эффективности его деятельности. И так мы делаем с каждым сотрудником. Как только мы приступаем к разработке KPI, мы привлекаем к этому всех людей и начинаем опрашивать сверху вниз по каждому подразделению, мы делаем рабочую таблицу, в которой как раз и указываем основные виды деятельности, зону ответственности и KPI, которые из них вытекают.

Подробнее о нашей услуге по разработке и внедрению системы KPI можно посмотреть здесь: https://hr-expert.kz/p/kpi/

Елена Машукова,

HR эксперт и аналитик 

международной консалтинговой компании “Дмитрий Чуприна & Партнеры”